Documento Soporte en Adquisiciones a Sujetos No Obligados a Expedir Factura o Documento Equivalente

Introducción

Este documento digital sigue las normas establecidas por la DIAN para respaldar compras a proveedores que no están obligados a emitir factura.

¿Qué es el documento soporte?

Es un comprobante que acredita la compra de un bien o servicio, creado por el comprador cuando el proveedor no está obligado a emitir factura o documento equivalente.

¿Cuándo y por qué se usa?

El documento soporte es necesario en transacciones que generen costos, deducciones o impuestos descontables. Se emite cuando el proveedor no está obligado a facturar y debe contar con numeración autorizada por la DIAN.

¿Quién debe emitirlo?

El comprador del bien o servicio es responsable de emitir este documento, lo cual le permite contabilizar la transacción y, en su caso, soportar deducciones e impuestos descontables.

¿Quiénes están obligados a generarlo?

Los compradores de bienes y servicios que necesiten soportar costos, deducciones o impuestos descontables en sus declaraciones de renta y complementarios.

Beneficios

Este documento permite registrar adecuadamente las operaciones realizadas con proveedores no obligados a emitir factura, proporcionando respaldo para costos, deducciones o impuestos descontables en estas adquisiciones.

Requisitos del Documento Soporte

De acuerdo con la Resolución 000167 de 2021, los principales requisitos son:

1. Denominación: “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
2. Fecha de la operación: Debe coincidir con la generación del documento.
3. Información del vendedor: Nombres, razón social y NIT o identificación según el país de origen (en caso de no residentes).
4. Información del comprador: Nombres, razón social y NIT.
5. Numeración autorizada: Consecutiva, incluyendo rango y vigencia autorizados por la DIAN.
6. Descripción del bien o servicio.
7. Valor total de la operación.
8. Firma del emisor: De acuerdo con la normativa vigente.
9. Formato electrónico DIAN: Generado conforme al formato exigido por la DIAN.
10. Código Único Documento Soporte (CUDS): Asignado al documento soporte.

Fecha de implementación y transmisión electrónica

Desde el 1 de agosto de 2022, el documento soporte en adquisiciones debe generarse y transmitirse electrónicamente, cumpliendo con los requisitos técnicos establecidos en el «Anexo técnico».

Transmisión para validación ante la DIAN

El documento debe enviarse para validación en los siguientes casos:

• Inmediato: Al realizar una operación de compra con un proveedor no obligado a facturar.
• Semanal: Antes del último día hábil de la semana para operaciones acumuladas con el mismo proveedor.

¿Qué hacer en caso de inconvenientes tecnológicos?

Inconvenientes de la DIAN: Si se presentan fallas en los sistemas de la DIAN, el comprador tiene un máximo de 48 horas para transmitir la información desde el restablecimiento del servicio.

Inconvenientes del sujeto: En caso de problemas tecnológicos del emisor, este tiene 48 horas para transmitir el documento desde que se solucione el problema, guardando los soportes para ser presentados si la DIAN los requiere.

Para más detalles, consulta la Resolución No. 000167 del 30 de diciembre de 2021 sobre el “Documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura”.

Tomado de https://www.dian.gov.co

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